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第10部分（第1页）

的报告有感而发的，要善于发掘他话里的意思，做出判断是应该将刚说的事进一步详述还是就此打住，继续说另外的事。

如果你没有得到他的任何评论，那么可能就是他对你刚说的不感兴趣，那么你就可以立刻进入下一个议题，这样就比较快地缩短了你的内容。

但是作报告不能总是停顿，这样会打断你作报告的节奏，而且，你的上司也可能会听得不耐烦，这就需要你的报告中要有简短且有深意的语句，可以吸引上司的注意，使他忍不住问你，他一旦问你就是给了你一个信息，他比较感兴趣，你应该接着说。这样重点的内容就可以详细地报告给你的上司了。

做报告的时候，要会利用肢体语言，无论是你传达给你的上司，还是你从你的上司那里观察到的，都对你们之间的互动有推波助澜的作用。你的富有意义的肢体语言会引起上司的好奇，马上跟进你的报告问个究竟，这样你就可以避繁就简，详细报告你的上司比较感兴趣的事情，而将那些他没兴趣也不重要的事情一句带过，从而既缩短了你的报告又突出了重点，真可谓一石二鸟！

另一方面，你通过对上司的肢体语言或脸上的表情进行观察，也能发现他对什么比较关心对什么不关心，因而也能够有利于缩短你的报告，从而以短小见长，以精悍取胜，给你的上司留下好的印象。

所以，面对上司做工作报告时，要想办法引起他的兴趣和注意，使他能够很好地配合你的报告做出回应，让你知道哪里需要改进，哪里还不够详细，这样你就可以有的放矢，所讲的都是你的上司关注的问题，不至于你说你的，他想他的，最后是他什么也没听进去，自然对你就不会有什么好的印象了。因此，在作报告时一定要重视与上司的互动，在互动中完善你的工作计划，充实你的下属形象。

让邮件最短、最容易阅读

邮件内容尽量精简，能节省写信的时间并增加对方响应的机会。

“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。”这是一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。该怎么做呢？你必须：一是把每一封电子邮件的内容限制在大约8～12句的范围内，二是超过20个字就应换行，三是如果超过3行必须空行。

随着计算机的普及，21世纪最流行的词语就是网络。网络给所有的人提供了一个信息交流的广阔平台，它的适时性、方便性、快捷性备受商家的青睐。现在，所有明智的公司高层都给自己的公司配备了网络，实行网络化办公。作为一名员工，主要接触到的就是电子邮件。

网络化、无纸化办公蓬勃兴起，电子邮件的应用也越来越普及。电子邮件给人们带来的方便与快捷是显而易见的。且不说电子邮件给身处不同国度、不同地区的通信双方带来比普通信件更加快捷及时的好处，就是在同一栋办公楼、不同办公室，甚至在同一个办公室、不同的人之间也广泛地使用。

这是因为，电子邮件比起面谈、电话交谈的最大好处是其具有群发、快捷、及时的功能。比如说一个公司的部门经理要通知他部门的员工某件事情，他可以通过发电子邮件，而不需要给每个人都打一次电话，而且在你打电话时需要适时地联系上对方，电子邮件不受这一点的约束，只要保证对方及时地看到邮件即可。

第5章　制作简单的报告（7）

正因为电子邮件具有这些优点，电子邮件才被广泛地使用。但是在享受着电子邮件给我们带来方便的同时，我们也容易走入误区。

一是我们可能过分依赖电子邮件，希望所有的信息都通过它来传递使得邮件繁琐冗长。

二是我们可能对邮件形式过分的追求使得它重点不突出，甚至本末倒置。因此我们首先应该明白电子邮件其实也是一种邮件，是信息交流的一种载体，是我们用来彼此沟通交流的工具。

作为你与上司间交流信息、汇报工作的电子邮件，它不同于你与亲朋好友间互相问候的邮件。你给亲朋好友的邮件可以不在乎长短，不在乎内容是否有条理，不在乎他们是否真的能够了解你的心情，但是，你给上司的电子邮件却不能什么都不管，想到什么说什么，没有主次、长篇大论，这样恐怕你的上司总有一天会将你的电子邮箱设为拒绝接受邮箱的。

由于你与上司间的交流是纯粹工作上的，那么就应该做到短小精悍、重点突出，使你的上司一看就明白，这才是你发给上司的合适的电子邮件。

如果你能够抓住上司的心理寄发电子邮件，那么你的电子邮件会给你带来幸运和无穷的机会。一封电子邮件要能够引起上司的兴趣、博得他的好感，就必须做到简单明了，使你的上司一眼就能看明白你的主要意思。

怎样做到简短呢？是不是越短越容易阅读呢？简短当然是在说清事情真相的基础上的，当然不能一味地求短，而使一封信完全没有了内容。

你给上司的电子邮件首先应该是你的工作计划、工作汇报方面的事情，而不应该有其它的内容，比如说你们同事之间怎么啦，你们到哪里去玩了呀等等，这些都不应该出现在你给上司的工作汇报上。

其次，你的报告应该注意要表达清自己的意图，将你认为最重要的事情或者你希望上司能马上解决的事，你的上司可能会很关注的事情详细地说清楚。而那些平常事就尽量地不要提了，因为没有必要，而且你的上司从别人那儿看到后再看你的报告上也有，他肯定会产生反感的。

你给上司的电子邮件除了要掌握好长短主次外，还要注意措辞，要尽量避免用一些生词，并且绝对不能用一些带有轻蔑、表功的词语，因为自己夸自己的人是最容易让人反感的。

你的上司每天接触到的拍马屁的人肯定不少，听得多了也会产生疲劳、厌烦，所以要少用这类词语，要牢记精简短小、重点突出这一点，决不能让那些空洞的话占据了你的整个报告，那样，你的上司会觉得你是一个没有什么才干的人，因而你的工作成绩不会得到肯定，你的计划也会被卡掉。

如果你的电子邮件短小精悍，让人一看就能知道你写的是什么，既省时又省力，那么你的上司就会认为你不仅是一个能做事的下属，而且会认为你是一个干练、办事高速的人，是一个可以重用的人，这对于你的事业前途无疑是很重要的。

你给上司的电子邮件是你与上司沟通的渠道，要让它畅通就要靠你自己了，只有做到抓住上司的口味，将报告写得深入浅出、条条是道，才能使你的上司能够经常抽时间看你的邮件，否则，你的上司会关闭这条渠道，那么你就很难让你的上司及时、准确地了解你了。你的电子邮件就是你的面子，电子邮件写得不好会直接引起你的上司对你的不好印象，长此以往，你在公司就没有发展的机会了。。　最好的txt下载网

第5章　制作简单的报告（8）

一个边远省份的官员给他们的国王写了一封洋洋洒洒的长信，表示仰慕之情。国王回了信，感谢他的深情厚意。从那以后，每隔10来天，此人就给国王写封信，而且都是些无关紧要的问候之类的话。国王的回信却越来越短，终于有一天，国王再也忍耐不住，回了一封仅一行字的信：“阁下，我已经死了。”不料几天后，回信又到，信封上写着：“谨呈在九泉之下的、伟大的国王先生。”国王赶忙回信：“望眼欲穿，请您快来。”

这则故事实在是令人发笑。其实，现实中也有很多这样的例子，有的下属不明白上司的心理，以为频繁的问候、汇报会得到上司的肯定、欣赏，却不知你的上司是越看越反感，越看越有气，以至于要想尽一切办法来逃避你。

“最容易阅读、理解、与回复的信件，最吸引我的注意。”这是在詹森进行“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

每一个人的时间与注意力是有限的，电子邮件的内容愈精简愈好，不仅可以节省自己的时间，更能吸引收件人的注意，提高响应的几率，否则你的电子邮件就会成为对方90％的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的讯息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。

该怎么做呢？信件的文字必须限制在3×5英的空间范围内，大约是一张照片的大小。为什么是这样的数字？因为对于接收讯息的人来说，这样的空间可以让他们在2～3秒钟的时间迅速浏览全部的内容，不需要卷动画面。

缩短演示文稿与报告的时间

PowerPoint的发明，让我们有了更方便的沟通工具，但事实上也占据了不少的工作时间。每一年每一个人制作的演示文稿数目不断地在增加，制作演示文稿所要花费的时间也是有增无减。在詹森的研究调查中，最高的纪录是，25分钟的议程总共有108页的PowerPoint。有多少人能记得108页的内容？

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