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其实,最初这个项目的招标内容太多太杂,招标费用太低,公司很多人不愿意牵头投标。公司实施项目制,按照项目标底和利润给予项目提成,同样的工作量和工作周期,大家更愿意参与项目预算更多的项目。出身轮船三副的信淼看的更远,看到了未来几年这个省市的发展机会和前景,积极牵头投标,又在团队内外很多人不看好的情况下成功中标。为做好采集及培训工作,更为了打造品牌和树立形象,东方燕又邀请了多年合作伙伴景文武担任总导演。
投标结束后,为了夜长梦多,东方燕安排信淼尽早与电视台签订转播合同,将原定协商好的费用全部转给他们。结果当信淼带队前往电视台商谈签约时,电视台领导坚持未曾有过类似约定,而是参考以往火炬传递转播案例,提出转播费用至少要80万,跟东方燕最初预计的一样,比项目招标费用还多。东方燕和信淼赶紧回头找任主任汇报情况,请他出面协调。任主席表示很为难,愿意协助尝试沟通,但是强调对于招标要求和已经签署的合同内容不能做更改,这就意味着如果电视台放弃原有的约定,坚持按照最新的测算,东方燕的团队不仅不赚钱,而且将巨额亏本。意外的是,不久任主任被临时替换不再负责火炬项目,而继任领导对东方燕团队的诉求不愿意过问。万般无奈之下,在正常推进各项工作的同时,东方燕安排信淼将招标前后的来龙去脉写了报告,向组委会逐级汇报,并在一次会议上向分管火炬的部长提及此事。部长了解完情况后,安排一名副部长尽快解决解决。不幸之中的万幸,因属地主要领导变动,新来的主要领导要求将电视转播直接交由省电视台承办。尽管需要从东方燕团队的应付款项中扣除大笔费用,但就此排除一个隐患,东方燕也长舒一口气,以为此事就此了结,没想到与转播的纠葛并没有结束。
预想中的开门红没有及时来到。按照闽南话讲,出师不利,歹戏拖棚。6月初的活动,因疫情短暂反复,采集日期一拖再拖,频繁变更,三五天的推,一周一周的不确定。因为公司同时在策划组织多个项目,根据既定的时间进行相关人员的邀请与分配,而日期的频繁改变对于公司就是一场灾难。临近国庆,眼看节前无望,东方燕跟大家中午聚餐,决定通知大家放假回家,至少能省酒店费用,数十人常驻酒店已经3个多月了,造化弄人,搞笑又尴尬的是,就在他们下午开会准备撤离之际,得到最新通知,确定一周后开始传递,在国庆节前结束。东方燕他们骑虎难下,又是弱势群体,面对此情此景,只能选择迎难而上。
几个月来,东方燕团队与火炬、服装、转播及后来的圣火护卫队从未集中见过面,每次只能见到组委会少数工作人员,而且期间工作人员也换过两三茬。不同团队间各走各的路,各有各的步调节奏,信淼和景导多次试图邀请火炬厂商见面,了解一下情况,但始终未能如愿。而在组委会召开的几次会议上,也从未遇到厂商代表。直到采集前一日的彩排现场,仪式彩排与运行演练结束后,厂商代表大雷、安坚才姗姗来迟。
为了最大程度展现水稻之乡的自然美景与稻香文化,最大程度凸显圣火采集的仪式感和神圣感,东方燕、景文武和樊导对现场反复踏勘,绘制现场效果图和示意图,并且多次激烈争论,各抒己见,陈述利弊,在陪同公安、属地和组委会领导勘探后,不断修改,向组委会汇报后确定创意方案。在确定转播团队后,东方燕、景文武又跟导播现场共同研究踏勘现场,阐述采集仪式的创意,提供仪式活动文本,分享创意,讲解流程流线,强调重点环节,表达突出仪式淡化演出的理念,供转播机构参考。
排练开始后,景文武更是反复与演员、电视台、安保、属地业主、景观物料商等就细节不断磨合,通过演练不断修改。按照惯例,为确保仪式安全顺畅,及电视转播画面的干净、凸显仪式感与神圣感。正式采集前一日,组委会都会参照当日流程,统一组织全流程演示,成功采集火种、点燃火种盆、火炬与火种灯。遗憾的是,直至最后一次彩排,厂商都没有及时到位,没有实物彩排。而两名厂商代表到场时,太阳已经快要落山,无法通过凹面镜取火,他们随身携带的火炬也未充气,现场无法进行点燃测试。属地分管副县长和市委副秘书长先后到场转了个圈,溜了个弯,召集现场人员讲了话,对于景文武意见似听非听,似懂非懂点了点头,扬长而去。
预感到有危险的东方燕及景文武,立马从现场返回酒店,向组委会火炬传递专班领导反应情况,结果领导认为本次具体实施已交由属地政府执行,建议具体问题跟属地政府衔接好;当他们掉头去找属地联络人时,分管副县长的态度很坚决,他们一切听从组委会的指导与安排,一切听专家听团队的。而且今天省市领导较多,他们忙于接待也实在抽不开身人手考虑运行的事。万般无奈之下,东方燕及景文武赶紧又联系火炬供应商的大雷和安坚俩位,刚刚在现场认识,提出想看看这次火炬燃烧的状态。两个人很热情,说他们正在跟朋友吃烧烤,并邀请他们东方燕和景导一起。东方燕和景文武提不起兴趣,于是约好等他们吃完在酒店大厅见。
正好,属地县政府对接的远哥来电话,就明天领导的主持稿、站位等情况想跟导演再对一遍,远哥是属地县委办的一名秘书,80后,文字功底优秀,加上沟通协调能力强,新来不久的副县长点名要了他。本次省运会采集是副县长主抓的第一个重要活动,叮嘱他把关好与领导相关的仪式环节,多演练几遍,别出岔子。远哥自从接手这项工作,加班加点,白天在县委办或陪领导,晚上就到体育馆的临时办公室加班。等他们俩到了体育馆内办公室,诺大的办公室就剩远哥一个人。这点让东方燕和景文武钦佩,尤其是景文武经常与他一起加班,非常认可他的态度和精神。远哥从头学起,临时办公室内经常最后一个人走。从无到有,逐渐对采集仪式的各环节都了如指掌,并且能为属地部门其他人提供帮助和支持。
景文武跟远哥又再一次捋了一遍领导的各项流程,重新确认一遍各环节的时间节点、牵头与协同部门和责任人,相关动作和提示,再次核实一遍明天出席仪式的领导嘉宾、抵达时间及现场站位图,确认明天贵宾室为领导讲解演示的人员安排,最后将经过两办审核过后的主持稿、支持稿打印并分享给景文武东方燕各一份。不知不觉间,已经两个多小时,接近晚上11点多了。正在此时,厂商大雷打来电话,说他们已经回到酒店。正好远哥还要回县委办一趟,于是东方燕和景文武与远哥告别,赶回酒店。
在回去的车上,因为今天的彩排没有达到预期效果,加上前期的诸多问题,明天就是正式日子了,东方燕和景文武两人忧心忡忡。
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