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令狐冲打开一看,见上面写着:
有效授权的9个步骤:
1 明确要授权的事务
一般来说,不能授权的事务往往是其他人不能胜任的工作,包括战略规划、接待重要客户、制定重大决策、代表公司出席会议等等。对于其他人能够胜任的工作,最好都统统授权出去。
(令狐冲看到这里,心里思索:这个意见很好,我回去可以思考一下,哪些我应该授权,哪些我需要亲自处理。)
2 选择被授权人
你需要确定:授权给谁?如果你让梵高去弹钢琴,让贝多芬去画向日葵,那显然是资源的浪费。在选择被授权人的时候,你应该询问自己:他是否能胜任这项任务?他是否愿意从事这项任务?他有没有空余的时间处理这项事务?
(令狐冲在心里马上列出了一个人物清单:仪清、仪和、仪真、仪质。)
3 给被授权人一个合理的理由
几乎所有的人都不希望自己的肩上多一份担子,因此,在你把任务授权给其他人的时候,他们往往会对你说:“给我个理由先!”而且还不允许你把这个“先”字删除!在这里,可以教给你一个小小的技巧。任何从事过销售工作的人都知道,在推销商品的时候,如果你一味强调商品的特色和功能,顾客往往是不会买账的;如果你能恰如其分的指出这件商品能够给顾客带来的利益和好处,顾客往往会自掏腰包。这条销售规则同样适用于授权。你应该向被授权人解释授权可以给他带来的利益和好处,例如可以拓宽他工作的领域、为以后的晋升做准备等等。
4 明确任务的标准
任务最终是否完成,不是你说了算,也不是被授权人说了算,而是由任务标准决定的。任务标准是你和被授权人之间的一份协议书,既保障了你监督执行的权力,也保障了被授权人承担自己应负的责任的权力。
5 明确任务的完成期限
理论上说,没有任何一件任务是遥遥无期的。在授权的时候,向被授权人明确任务的最后期限,这不仅可以让他合理地制定任务计划,也可以让他从接受授权的一开始就激发出工作的动力。
6 沟通、沟通、再沟通
这个步骤反复强调的一个主题是:沟通。无论是在明确任务标准的时候,还是在明确任务完成期限的时候,你都需要与被授权人进行深入的双向沟通。注意:沟通是一个双向的过程,你可以提出你的看法,被授权人同样也可以发表自己的意见。一次有效的沟通不仅可以让你更加了解被授权人,同时也可以澄清你们两人对于授权任务的理解,以免在授权之后发生误会。
7 监督和控制
授权不是放权,你必须抽出时间监督任务的完成情况。你可以在任务的完成期限之前设置一些检查点定期检查任务的进度,也可以不定期进行抽查,当然你还可以让被授权人定期或不定期向你进行口头(书面)汇报,以掌握任务的进展情况。如果在执行过程中发生了某种偏差,你还可以及时做出某种调整(扩大授权、缩小授权、撤销授权甚至更换被授权人等等)。
8 评估和验收
在任务的完成期限到达之际,你应该按照任务的标准对任务的完成情况进行验收,内容包括:任务是否按质按量完成?是否超过了预定目标或者没有达到预定目标?被授权人是否胜任?如果任务要求最终要形成一个书面报告的话,你还应该检查书面报告的格式、内容和质量。
9 反馈和改善
许多人都认为,评估和验收就是授权的最后一个步骤。事实上,他们在评估验收之后也就开始下一个任务了。这种想法和做法都是错误的。其实,反馈和改善才是授权过程中最重要的一个步骤。如果你的授权成功了,你应该鼓励你的被授权人,帮助他总结授权过程中的经验;如果你的授权失败了,这个步骤就更不能忽略,你需要和被授权人一起提出几个问题:任务的哪些方面没有完成?为什么没有完成?任务执行过程中出现了哪些问题?为什么会出现这些问题?你和被授权人可以从这次授权中吸取哪些教训?
授权是一个需要不断完善的过程,你和你的被授权人都应该把每次授权作为一个反馈、学习、提高的经历。
最后,记住一点:授权的目的是为了让你和被授权人做该做的事。
你不能把这个海洋煮沸
“原来授权里有这么多学问,”令狐冲拍了拍后脑勺,“怪不得我都没时间喝茶,而你却悠哉游哉。”
一提“喝茶”,方证想起这么久了,怎么开水还没送上来。
“智北,水烧开了没有?赶快上来沏茶!”
智北连忙跑过来,“水还没开呢,现在大概才40来度吧,您再稍等会儿。”
“今天怎么水烧得这么慢!”方证有些不满,“我去看看!”转过身对令狐冲笑了笑,“看来有些任务授权下去还真办不成。”
走进厨房,方证看到火上烧着一大锅水,“让你给我烧水,够我和令狐公子喝就可以了,你怎么烧这么一大锅?想三天三夜都不用烧水了,是吧?快舀出一些来,快!”
方证大师走出厨房,对令狐冲说,“你不能把这个海洋煮沸。时间管理也是如此。没有人可以在一天之内处理完所有的事情,即使是计划内的事情也有可能处理不完。但,这不是最重要的,重要的是你能处理完那些必须要处理的事情。”
“这个我知道一点儿,”令狐冲说,“有个朋友和我说过,要事第一。”
“噢?”方证满意地笑笑,“你能明白,那就更好了。”
“我还可以给你讲个故事,反正要等水烧开。”令狐冲调皮地笑笑。
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